O mobiliário de escritório, como qualquer tipo de mobiliário, degrada-se com o uso e com o passar do tempo, e por isso torna-se fundamental a sua substituição em tempo útil.

Normalmente é num escritório que são recebidos os clientes, e o mau estado do mobiliário contribui para criar uma imagem negativa da empresa - uma imagem de desleixo e falta de brio – isto quer se trate de uma grande, média ou pequena empresa. Por outro lado, também contribui para a desmotivação dos colaboradores que passam o dia a trabalhar nessas instalações.

Hoje em dia, as empresas apostam muito na marca, e há que criar todo um ambiente envolvente que esteja de acordo com o espírito e a “personalidade” da própria marca. Neste contexto é também muito importante que os escritórios da empresa (e restantes instalações) espelhem os princípios e o espírito da própria marca, e aqui o mobiliário e a decoração desempenham um papel vital.

Quando uma empresa define os objetivos, o público-alvo e a natureza da sua marca, ou quando decide mudar a imagem da sua marca, não deve pensar apenas em termos de logótipo, design, etc. e esquecer tudo o resto. Deve ter em conta também os espaços, principalmente aqueles que estão mais visíveis quer para os clientes quer para o público em geral e remodelá-los para que se enquadrem no novo espírito da empresa ou da marca.

Outro ponto importante a ter em conta é que o mobiliário de escritório deve ser funcional e se possível facilitar o trabalho dos colaboradores de modo a contribuir para o aumento da produtividade, não devendo nunca dificultar o trabalho dos funcionários.

Na altura em que por qualquer motivo for necessário renovar o mobiliário de escritório, essa renovação deve ser devidamente pensada e planeada, de preferência também com a participação e as opiniões dos funcionários que aí trabalham, porque eles melhor que ninguém sabem o que pode ser alterado de forma a melhorar o expediente do dia a dia e assim contribuir para a melhoria da produtividade e dos serviços da empresa.