A partir dos anos 80, quando o uso do computador começou a ser freqüente, os escritórios iniciaram um processo de substituição dos documentos em papel para os documentos digitais. Com esta mudança de prática, os arquivos de aço, que antes ocupavam grandes salas e modulavam corredores, foram desaparecendo, hoje sendo encontrados em pequeno número, apenas para a guarda de documentos não descartáveis, por possuírem valor jurídico ou histórico. Também eram largamente encontrados os arquivos para fichas, e as mapotecas, utilizadas principalmente pelos profissionais de engenharia e publicidade.

Embora continuem sendo necessários para preservar papéis importantes, os arquivos de aço sofreram drástica redução em sua comercialização. Entretanto, a pequena demanda obrigou os fabricantes a recorrerem à criatividade, e oferecer uma variedade de modelos, acabamento, cores e matéria-prima. Antes, por exemplo, qualquer arquivo era disponível apenas na cor cinza, mas hoje se pode optar entre o laranja, o verde, o preto, o azul ou o branco, colocando um ar de modernidade em seu escritório. Os móveis utilizados para pasta suspensa, antes eram oferecidos em uma única cor e único modelo de quatro gavetas, agora são encontrados com duas ou três gavetas, e o aço está sendo permutado pela elegância da madeira. Os modelos se renovaram, e podemos adquirir arquivos estruturados para pastas suspensas servindo, ao mesmo tempo, de armário, abrigando outros itens de escritório.

No momento da compra, é indispensável ter em mente a quantidade de material para armazenar, pois os arquivos são equipados com roldanas que permitem o deslizamento das gavetas, e estas são estruturadas para suportar até um limite de peso e volume. Por isso, não decida aleatoriamente, planeje o uso do seu arquivo. Não adianta optar por um modelo mais simples e com baixo preço, se não suportar a demanda de documentos, e quebrar com pouco tempo de uso. Evite também as promoções, que oferecem descontos de até a metade do preço, pois, certamente, não serão móveis com grande durabilidade. Procure lojas especializadas e com tradição no mercado. Um móvel durável será montado com chapas largas, e terá tratamento contra ferrugem. Observar acabamento e qualidade da pintura, distribuição dos trilhos, a mobilidade das roldanas, os encaixes e abertura das gavetas, tudo isso garantirá a aquisição de um móvel de boa qualidade e confiável.

Mas lembre-se: o arquivo ideal para sua empresa deverá atender às suas reais necessidades, oferecendo beleza, praticidade, comodidade e durabilidade.