As diversas metodologias e conjuntos de melhores práticas em gerenciamento de projetos reconhecem e enfatizam a importância da qualidade da comunicação em toda e qualquer etapa de um projeto. Uma das etapas mais sensíveis e estatisticamente mais impactantes no resultado final do projeto é a Definição do Escopo.

Definir adequadamente o escopo vai muito além de obter dados para o dimensionamento de cronograma e de recursos, requer habilidades na identificação de fatores como a real expectativa das partes interessadas, os chamados stakeholders, que está por trás do Objetivo do Projeto.

Compreender a necessidade das partes não é um desafio tão simples quanto parece. Não raro, o que é expressado por uma parte difere do que é compreendido pela outra. E isso tende a se intensificar quando pensamos em qual experiência o cliente espera ter, muito além do produto ou serviço que ele espera que lhe seja entregue.

Neste contexto, a PNL (Programação Neurolinguística) apresenta algumas ferramentas que auxiliam na dinâmica da comunicação e feedback, para o melhor alinhamento das expectativas e consequentemente uma definição de escopo mais eficaz.

Um primeiro pressuposto aplicável neste caso é o de que “O Mapa não é o Território”. Esta máxima da PNL preconiza a limitação do chamado “Mapa de Mundo” que, por ser baseado nas experiências e conhecimentos individuais, ignora a dimensão total de conhecimento e de informações que poderiam compor a “verdade” sobre determinado ponto. Tomar consciência, portanto, da limitação do nosso Mapa de Mundo permite considerar a possibilidade de expandi-lo, levando em conta outras interpretações e pontos de vista, partindo de ângulos diferentes. Significa considerar a inexistência de um significado definitivo e único, ou seja, que o único significado para tudo é aquele que cada um dá.

Ao admitirmos que o significado de uma informação dada por um emissor pode ser completamente diferente da interpretação dada pelo receptor, percebemos a necessidade e utilidade da validação da informação. Esta validação pode ser alcançada com a aplicação de uma ferramenta chamada Calibragem. Nela, buscamos compreender melhor o Mapa de Mundo do outro e identificamos significados chave para o indivíduo que nos permitam interpretar mais assertivamente as suas mensagens.

Associada à Calibragem, outra ferramenta poderosa é o chamado Metamodelo, que consiste num conjunto de padrões verbais, utilizados para extrair um nível mais profundo de informações. Isso nos permite nos aproximarmos mais da experiência da outra parte envolvida no contexto e, em decorrência, obter uma interpretação mais assertiva do significado de cada variável.

Perguntas como “O que especificamente?” ou “Como exatamente” ou “Como seria se?” ou ainda “Quando especificamente?” ajudam a tornar mais rica e clara a definição do que deve ser feito, baseado no melhor entendimento do que exatamente é esperado como resultado ao final do projeto. Isso evita as famigeradas suposições, que frequentemente permeiam as definições de escopo e contaminam a comunicação durante todas as fases de um projeto.
Outro ponto importante é a definição de evidencias. O quê no decorrer do projeto evidenciará o real cumprimento do escopo definido?

Ter clara a forma como serão sistematicamente validados todos os aspectos do escopo, até a entrega final do Objetivo do Projeto significa encurtar o caminho crítico e muitas vezes otimizar todas as formas de recursos, especialmente tempo e dinheiro.
Os conflitos, muito comuns entre partes interessadas num projeto, tendem a ter a maioria de suas raízes estabelecidas na definição inadequada do escopo. Adotar ferramentas de PNL para a comunicação pode diminuir sensivelmente a ocorrência destes conflitos e, aplicadas no decorrer das demais fases, podem melhorar a gestão dos conflitos que eventualmente surgirem, inerentes a todos os demais fatores críticos de sucesso.