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Medidas a adoptar para ter um arquivo organizado

Texto escrito nos termos do novo acordo ortográfico.
Categoria: Empresariais
Visitas: 10
Comentários: 1
Medidas a adoptar para ter um arquivo organizado

Muitas pessoas deparam-se, por vezes, com problemas de organização no escritório (pessoal ou do trabalho). Ou é um telefone importante que não se encontra em lado nenhum, ou um relatório ou documento que o seu patrão está a exigir para ontem e você simplesmente não o consegue encontrar, ou é a papelada imensa que se vai acumulando em cima da secretária sem que se consiga dar vazão à mesma, ou, ainda, o desesperante momento em que descobre que o disco rígido do seu computador pediu reforma antecipada na pior altura, pois não efetuou backups da informação guardada. Todos estes sintomas podem ser rotulados como desorganização pura ou, pelo menos, como momentos menos felizes na arrumação correta dos arquivos.

Para solucionar este problema, existem algumas medidas que poderá pôr em prática, como as que se seguem: em primeiro lugar, deverá fazer uma (profunda e séria) revisão geral à sua secretária, eliminando, sem dó ou piedade, documentos e papelada que já não lhe interessam.

Depois, tudo o que não for utilizar no momento, deve colocar em dossiers e estantes, que devem estar organizados por ordem alfabética ou outra (por assunto, por exemplo).

As pequenas anotações diárias deverão ser registadas em pequenos cadernos de espirais, ou blocos de notas e nunca em papéis soltos, para evitar desesperantes extravios. Organize a documentação a ser tratada de acordo com a sua urgência de «despacho».

Os documentos mais urgentes deverão ser empilhados à parte e os outros deverão ser agrupados de acordo com o destino que se lhes pretende dar. Verifique diariamente a correspondência, num horário pré-estabelecido e dê-lhe seguimento: contas para pagar, documentação a ser arquivada, cartas que exigem resposta, etc.

Por outro lado, deve tentar «limpar a mesa» e manter os materiais em locais acessíveis e de fácil alcance: assim, deve evitar ter de mover três pesadas pilhas de papel para, simplesmente, aceder a uma gaveta onde guarda materiais de uso quotidiano.

Deve, ainda, criar um lixo «seguro», o que significa que, se você é daquelas pessoas que, na tentativa irrefletida de se verem livres de tudo e mais alguma coisa, acabam por se desfazer de documentação importante, deve criar um espaço para onde, durante algumas semanas, vai deitando – só – papéis. Após algum tempo, já estará em condições de decidir se aquele amontoado de papel é, de facto, inútil, e se pode seguir caminho até ao ecoponto mais próximo.

Mas lembre-se: as ideias «ideais» só você as pode ter, em função do mobiliário, tempo e paciência de que dispõe. Mantenha a calma, encare as montanhas de papel que o/a esperam e… mãos à obra!


Isabel Rodrigues

Título: Medidas a adoptar para ter um arquivo organizado

Autor: Isabel Rodrigues (todos os textos)

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Comentários     ( 1 )    recentes

  • Rafaela CoronelRafaela

    10-07-2014 às 23:52:51

    É verdade! Preciso me organizar muito, até tento ser uma pessoa organizada, mas sempre é com grande sacrifício. Manter os papéis nos seus lugares e documentos importantes bem guardados evitam perdas de tempo, inclusive, desnecessárias.

    ¬ Responder

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Um sinal de compromisso

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Texto escrito nos termos do novo acordo ortográfico.
Tema: Jóias Relógios
Um sinal de compromisso\"Rua
Exibir uma aliança de compromisso é, frequentemente, motivo de orgulho e, quando se olha para ela, vai-se rodando-a no dedo e fica-se com aquela expressão ridícula na cara.

Uma questão se coloca: qual a razão de estas alianças de compromisso serem tão fininhas: será porque os seus principais clientes, os jovens, são sujeitos de poucas posses (tendendo as mesadas a emagrecer ainda mais com a crise generalizada) ou porque esse compromisso, não obstante a paixão arrebatadora, é frágil e inseguro?

Sim, porque aqui há que fazer cálculos matemáticos: x compromissos vezes y alianças…com um orçamento limitado sobre um fundo sentimental infinito…

Depois, importa perpassar os tipos destas alianças. Há as provisórias, que duram em média quinze dias; há as voadoras, que atravessam os ares à velocidade da luz quando a coisa dá para o torto; há as que insistem em cair do dedo, sobretudo em momentos em que ter um compromisso se revela extremamente inoportuno; e depois há as residentes, que uma vez entradas não tornam a sair.

Os pombos-correios usam anilhas onde figuram códigos que os identificam. Talvez não fosse completamente descabido fazer umas inscrições deste género em algumas alianças de compromisso por aí…

Só para ajudar os mais esquecidos a recordarem a que “pombal” pertencem.

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Comentários

  • Luene ZarcoLuene

    22-09-2014 às 05:46:10

    Um sinal de amor e lealdade perpétua! Adoro ver os vários modelos de aliança! Vale a pena escolher uma bem bonita!

    ¬ Responder

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