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Medidas a adoptar para ter um arquivo organizado

Texto escrito nos termos do novo acordo ortográfico.
Categoria: Empresariais
Visitas: 10
Comentários: 1
Medidas a adoptar para ter um arquivo organizado

Muitas pessoas deparam-se, por vezes, com problemas de organização no escritório (pessoal ou do trabalho). Ou é um telefone importante que não se encontra em lado nenhum, ou um relatório ou documento que o seu patrão está a exigir para ontem e você simplesmente não o consegue encontrar, ou é a papelada imensa que se vai acumulando em cima da secretária sem que se consiga dar vazão à mesma, ou, ainda, o desesperante momento em que descobre que o disco rígido do seu computador pediu reforma antecipada na pior altura, pois não efetuou backups da informação guardada. Todos estes sintomas podem ser rotulados como desorganização pura ou, pelo menos, como momentos menos felizes na arrumação correta dos arquivos.

Para solucionar este problema, existem algumas medidas que poderá pôr em prática, como as que se seguem: em primeiro lugar, deverá fazer uma (profunda e séria) revisão geral à sua secretária, eliminando, sem dó ou piedade, documentos e papelada que já não lhe interessam.

Depois, tudo o que não for utilizar no momento, deve colocar em dossiers e estantes, que devem estar organizados por ordem alfabética ou outra (por assunto, por exemplo).

As pequenas anotações diárias deverão ser registadas em pequenos cadernos de espirais, ou blocos de notas e nunca em papéis soltos, para evitar desesperantes extravios. Organize a documentação a ser tratada de acordo com a sua urgência de «despacho».

Os documentos mais urgentes deverão ser empilhados à parte e os outros deverão ser agrupados de acordo com o destino que se lhes pretende dar. Verifique diariamente a correspondência, num horário pré-estabelecido e dê-lhe seguimento: contas para pagar, documentação a ser arquivada, cartas que exigem resposta, etc.

Por outro lado, deve tentar «limpar a mesa» e manter os materiais em locais acessíveis e de fácil alcance: assim, deve evitar ter de mover três pesadas pilhas de papel para, simplesmente, aceder a uma gaveta onde guarda materiais de uso quotidiano.

Deve, ainda, criar um lixo «seguro», o que significa que, se você é daquelas pessoas que, na tentativa irrefletida de se verem livres de tudo e mais alguma coisa, acabam por se desfazer de documentação importante, deve criar um espaço para onde, durante algumas semanas, vai deitando – só – papéis. Após algum tempo, já estará em condições de decidir se aquele amontoado de papel é, de facto, inútil, e se pode seguir caminho até ao ecoponto mais próximo.

Mas lembre-se: as ideias «ideais» só você as pode ter, em função do mobiliário, tempo e paciência de que dispõe. Mantenha a calma, encare as montanhas de papel que o/a esperam e… mãos à obra!


Isabel Rodrigues

Título: Medidas a adoptar para ter um arquivo organizado

Autor: Isabel Rodrigues (todos os textos)

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Comentários     ( 1 )    recentes

  • Rafaela CoronelRafaela

    10-07-2014 às 23:52:51

    É verdade! Preciso me organizar muito, até tento ser uma pessoa organizada, mas sempre é com grande sacrifício. Manter os papéis nos seus lugares e documentos importantes bem guardados evitam perdas de tempo, inclusive, desnecessárias.

    ¬ Responder

Comentários - Medidas a adoptar para ter um arquivo organizado

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Fine and Mellow

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Texto escrito nos termos do novo acordo ortográfico.
Tema: Música
Fine and Mellow\"Rua
"O amor é como uma torneira
Que você abre e fecha
Às vezes quando você pensa que ela está aberta, querido
Ela se fechou e se foi"
(Fine and Melow by Billie Holiday)

Ao assistir a Bio de Billie Holiday, ocorreu-me a questão Bluesingers x feminismo, pois quem ouve Blues, especialmente as mais antigas, as damas dos anos 10, 20, 30, 40, 50, há de pensar que eram mulheres submissas ao machismo e maldade de seus homens. Mas, as cantoras de Blues, eram mulheres extremamente independentes; embora cantassem seus problemas, elas não eram submissas a ponto de serem ultrajadas, espancadas... Eram submissas, sim, ao amor, ao bom trato... Essas mulheres, durante muito tempo, tiveram de se virar sozinhas e sempre que era necessário, ficavam sós ou mudavam de parceiros ou assumiam sua bissexualidade ou homossexualidade efetiva. Estas senhoras, muitas trabalharam como prostitutas, eram viciadas em drogas ou viviam boa parte entregues ao álcool, merecem todo nosso respeito. Além de serem precursoras do feminismo, pois romperam barreiras em tempos bem difíceis, amargavam sua solidão motivadas pelo preconceito em relação a cor de sua pele, como aconteceu a Lady Day quê, quando tocava com Artie Shaw, teve que esperar muitas vezes dentro do ônibus, enquanto uma cantora branca cantava os arranjos que haviam sido feitos especialmente para ela, Bilie Holiday. Foram humilhadas, mas, nunca servis; lutaram com garra e competência, eram mulheres de fibra e cheias de muito amor. Ouvir Billie cantar Strange Fruit, uma das primeiras canções de protestos, sem medo, apenas com dor na alma, é demais para quem tem sentimentos. O brilho nos olhos de Billie, fosse quando cantava sobre dor de amor ou sobre dor da dor, é insubstituível. Viva elas, nossas Divas do Blues, viva Billie Holiday, aquela que quando canta parte o coração da gente; linda, magnifica, incomparável, Lady Day.

O amor vai fazer você beber e cair
Vai fazer você ficar a noite toda se repetindo

O amor vai fazer você fazer coisas
Que você sabe que são erradas

Mas, se você me tratar bem, querido
Eu estarei em casa todos os dias

Mas, se você continuar a ser tão mau pra mim, querido
Eu sei que você vai acabar comigo

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Sayonara Melo

Título:Fine and Mellow

Autor:Sayonara Melo(todos os textos)

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