As reuniões são, normalmente, equiparadas a “secas monumentais”. Sobretudo se forem monólogos monocórdicos. Há, regra geral, quem esteja ali só de corpo presente, pois, na realidade, encontra-se a programar o que vai fazer quando tiver ordem de soltura, a desenhar fantásticas obras de arte, a compensar o sono em atraso, a fixar-se mentalmente em algo que lhe seja aprazível para combater o enfado, e mil e uma outras coisas mais interessantes do que estar a ouvir matérias rotineiras, discussões inúteis sobre teorias que nunca hão-de chegar à prática e pontos dispersos de uma agenda mal organizada.

A maior parte das reuniões, cansativas e chatas, despertam nos convocados a participar um sentimento de imediata repulsa. Até porque uma grande percentagem consubstancia uma amálgama de várias irracionalidades: perda de tempo, de dinheiro (sobretudo se for necessário patrocinar transporte e estadia), de horas de produtividade, promoção do descrédito, da incapacidade de gestão e da ineficácia, resultados muito aquém do previsto, etcétera.

Definir claramente os objectivos de uma reunião, pode torná-la menos difícil. Saber exactamente o que se pretende focaliza os pensamentos e as atenções. Por cada hora de reunião, serão precisas três de preparação. Do intuito da reunião dependerão: o número de participantes (e a respectiva categoria), o local, o tempo de duração, a forma de exposição e solicitação e intervenção, o formato (formal, informal, alargada, restrita, com ou sem moderador, …), entre outros.

As reuniões devem ser marcadas para a parte da manhã, em que todos estão mais frescos e um eventual atraso não se apresenta tão gravoso. A capacidade de síntese é uma característica fantástica, mormente numa reunião: não se conseguirá a atenção de alguém profundamente aborrecido. Todos os participantes devem ter em mãos uma cópia da ordem de trabalhos, para se poderem situar. Os elementos de suporte (blocos, canetas, águas, cafés, bolachas, material de projecção, etc.) têm de ser acautelados atempadamente.

Acatar sugestões de temas lançadas pelos cooperadores constitui uma forma de promover a centralização, fomentar o diálogo e enriquecer os conteúdos. Os presentes exibirão, deste modo, uma postura mais interessada e participativa.

De salientar que a concentração das pessoas se encontra no auge nos primeiros e nos últimos dez a quinze minutos da reunião. Convém que os pontos mais importantes sejam tratados nestes períodos. Em reuniões longas, fazer intervalos de dez minutos é útil para desanuviar e dar resposta a necessidades básicas, mas também para dissolver contendas infrutíferas.

A monopolização dos debates deve ser evitada a todo o custo. Se possível, introduzir umas piadas aqui e ali, para reter a atenção e aliviar o ambiente. Lembrar aos participantes que o objectivo da reunião é comum, desencorajando conversas paralelas e disputas individuais, a fim de manter o controlo da eficácia. O acompanhamento permanente da linguagem corporal dos interlocutores é fundamental para se ritmar devidamente o alinhamento e ajustá-lo, se for caso disso. No final, é de bom-tom resumir os assuntos tratados e recapitular as decisões.