Talvez nunca tenha pensado que o simples acto de visitar uma empresa (seja a visita anunciada ou não) envolve uma série de requisitos (o chamado protocolo empresarial) que devem ser cumpridos na perfeição, de forma a transmitir uma imagem de rigor, profissionalismo, qualidade e simpatia.

De facto, muito dependerá da primeira impressão e, num mercado actualmente asfixiado pela incerteza no escoamento dos produtos, essa primeira impressão, se positiva, representará a sobrevivência da empresa. Esta deverá possuir uma equipa de trabalho brilhante a todos os níveis (executivo, administrativo, dirigente), apresentar um produto de excelência que o mercado realmente queira consumir e ostentar uma organização empresarial notável. Para além destes requisitos óbvios e básicos, algo mais é preciso e esse algo é o protocolo de boas-vindas. Ora, concretamente, quais os passos básicos a seguir?

Em primeiro lugar, a recepção nas instalações da empresa constitui uma primeira etapa fundamental. A apresentação do espaço, em termos de limpeza, mobiliário e decoração, deverá ser exemplar e deverão existir elementos identificativos da entidade corporativa. O visitante e potencial cliente deve ser recebido por um membro da segurança interna da empresa ou por um recepcionista que, de forma amável e cortês, deverá inteirar-se dos dados do cliente e das suas intenções. Posteriormente, comunica-se a sua presença através de um telefonema interno dirigido para a secção visada pelo visitante. É essencial que, neste primeiro momento, se transmita simpatia e segurança ao cliente e se evitem atitudes de espanto ou surpresa (em caso de visitas não marcadas). Há que ter em conta que não deve existir tempo de espera, pois tal indiciaria desorganização dentro da empresa – deve haver sempre alguém pronto para falar com um potencial cliente. De salientar ainda que, quem efectuar a recepção do cliente, deverá, também, concretizar a despedida, acompanhado o mesmo até à saída (por questões de segurança e de imagem da empresa).

Uma vez dentro da empresa, o visitante não deve circular desacompanhado, por questões de segurança. Por sua vez, o corpo executivo da empresa, ao receber bem, com profissionalismo e cortesia, estará a contribuir, de uma forma simples e sem custos, para o desenvolvimento e projecção da empresa no mercado. Outro factor a ter em conta é a credibilidade que se quer fazer passar ao cliente: a reunião deverá ser breve e assentar nos pontos essenciais, salvaguardando sempre uma imagem de seriedade e precisão.

E aqui ficam algumas das regras protocolares mais comummente utilizadas, indispensáveis em qualquer situação que envolva o contacto do cliente com a empresa.